Organiser un concert : trouver une salle

Si c’est une association qui organise le concert, il sera plus facile de trouver une salle. De nombreuses communes mettent des salles à la disposition des associations locales pour ce type d’événements. Le CROUS peut également être sollicité, car il dispose souvent de petites salles de concert louées à bas prix.

Quelques entreprises louent parfois des emplacements dont elles assurent la gestion. Enfin, certains théâtres peuvent faire d’excellentes salles de concert…

Dans tous les cas, il importe d’anticiper longtemps à l’avance pour avoir le choix.
Car le choix de la salle n’est pas anodin. Il détermine le style du concert : style musical, modalités d’accueil du public (facilités d’accès, capacité en nombre de personnes debout, assises, etc.) , modalités d’accueil des artistes, équipements techniques (sono, électricité, etc.), … Prévoir environ 2 W par personne pour une sono de bonne qualité.

Organiser un concert : promouvoir

Pour bénéficier d’une large visibilité sans frais, vous pouvez annoncer gratuitement votre concert sur les sites de sorties. Chacun Sa Tribu offre une diffusion nationale aux événements festifs. Plusieurs centaines de membres se connectent chaque jour sur ce réseau social, à la recherche de sorties à faire dans leur département.

Lorsque vous aurez choisi l’(es) artiste(s), vous pourrez contacter leur(s) agent(s) via l’Officiel de la Musique. Ce guide est une sorte d’annuaire des musiques actuelles (voir http://www.woffi.com).

Les affiches et les tracts sont les outils classiques de promotion. Il faut penser aussi à faire des dossiers de presse à destination des journalistes locaux et spécialisés, en sachant que la télévision et la radio ont la plus grande part d’audience. Il faut aussi prévoir d’envoyer quelques invitations, car le bouche-à-oreille fonctionne bien.

Parfois, les artistes ont eux-mêmes du matériel de promotion qui peut vous être utile.
Utiliser internet est aussi une stratégie efficace, dont l’avantage est aussi sa gratuité. Mentionner le concert dans les sorties futures de Chacun sa tribu permettra une diffusion régionale, mais on peut aussi utiliser des sites comme Twitter, Facebook ou YouTube pour une diffusion plus large.

L’idéal est de cibler un public particulier, afin de proposer un tarif adapté.

La clef du succès, c’est un savant équilibre entre la notoriété de l’artiste en tête d’affiche, de la salle et de l’organisateur.

Organiser un concert : administrer et gérer

Organiser un concert est plus aisé quand on obtient des aides financières. Via le mécénat et le sponsoring, des partenariats sont possibles avec des radios, des banques, des marques de soda, etc. Notez que le sponsoring est interdit en France pour les marques d’alcool ou de tabac.
Les étudiants peuvent solliciter des aides financières pour organiser un concert : le FAPE du CROUS et le FAVE de l’Université.
Enfin, les collectivités locales apportent parfois une aide en nature, comme le prêt d’une salle ou de matériel… La DRAC, l’ADAMI ou la SACEM peuvent également co-financer des événements culturels.
Les aides financières ne sont pas faciles à obtenir. Il faut justifier de sérieuses références pour y accéder. Dans tous les cas, il est impératif d’établir un budget prévisionnel qui viendra à l’appui des demandes de fonds, de salle ou de licence.

Dans le budget prévisionnel il faut penser à définir les besoins des artistes (matériels, instruments, etc.). Il faut penser aussi qu’un concert est soumis à des taxes particulières : la taxe parafiscale (3,3% des recettes), la taxe de la SACEM (8,8% des bénéfices ou des dépenses).

La principale source de recettes reste la billetterie et le débit de boissons.
Pour un événement ponctuel, la ville peut délivrer une licence de type 2 (boissons fermentées non distillées, telles que vin, bière, cidre).

Pour la distribution des billets et tout ce qui concerne la billetterie, on peut s’adresser à des MJC, offices de tourisme, disquaires ou bien préférer la distribution sur internet, sachant qu’un public de plus en plus nombreux achète ses places sur internet. Quelques distributeurs se partagent le marché des e-billets.

La billetterie (manuelle ou en ligne) doit être déclarée à l’administration fiscale. Un billet comporte la souche, le talon de contrôle et la partie remise au participant. Il doit être numéroté et daté, mentionner le nom de l’événement et les droits offerts. Pour la billetterie manuelle, les souches des billets doivent être conservés pendant 5 ans. Les billets doivent être infalsifiables. Tout imprimeur sait éditer ce type de billets. Les distributeurs sur internet éditent également des billets sécurisés.

Une autre source de revenus est la vente de produits dérivés (gadgets, T-shirts, affiches, etc.).

Organiser un concert : sécuriser

En France organiser un concert nécessite de respecter une règlementation stricte.
Celle-ci est complexe, mais le plus important est la prise en charge du risque lié à l’incendie. Il faut pouvoir protéger le public et lui permettre d’être évacué sans panique : le nombre et la taille des issues de secours doivent répondre à des normes précises.
On peut demander à consulter le registre de sécurité de la salle ; celui-ci doit mentionner le type, la catégorie et les normes spécifiques qui y sont liées. Si la salle a été mise à votre disposition par une collectivité publique, il y a de grandes chances pour qu’elle soit conforme aux normes de sécurité (à tout hasard, faites préciser dans le contrat de location que la salle doit répondre aux normes).
Si le local n’est pas prévu pour les spectacles, il faut alors demander le passage d’une commission de sécurité. Cela permettra de vérifier, une à une, si les normes sont respectées.
Notez que le mobilier installé pour le concert doit répondre aux normes de non-inflammabilité et ne devra pas dégager de vapeurs toxiques en cas de combustion.
Il faut prendre contact avec votre assureur pour souscrire une RCO (Responsabilité Civile Organisateur) qui doit assurer les risques concernant le matériel, l’annulation du concert, l’intégrité physique des participants, etc. Il existe également des assureurs spécialisés.

Pour résumer, vous devez vérifier :
-qu’on vous a bien donné la capacité de la salle
-que l’installation électrique est conforme
-que les issues de secours sont bien dégagées
-que la salle dispose d’un accès à l’eau et des toilettes
-que la salle est munie d’un éclairage de sécurité autonome indiquant les issues de secours
-que la salle dispose bien d’au moins deux issues de secours
-que vous n’utilisez pas de matériaux inflammables pour l’aménagement de la salle
-que le matériel loué (gradins, podiums, etc.) est garanti conforme.